Mục lục

Hướng dẫn quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Quản lý tài chính cá nhân là một chủ đề hay, tốn nhiều giấy mực và có lẽ là một trong những kỹ năng cần thiết nhất đối với một người trẻ. Nếu như bạn được thừa kế một khối tài sản kếch xù, hay sở hữu cho mình một tài năng thiên bẩm để có được một mức thu nhập hàng trăm ngàn, thậm chí hàng triệu đô mỗi năm, thì bài viết này có lẽ không dành cho bạn. Tuy nhiên, đa số chúng ta đều là những người bình thường, có một công việc bình thường, với một mức thu nhập bình thường, việc đưa ra những quyết định đúng đắn về tài chính là vô cùng quan trọng để thực hiện được những mục tiêu của cuộc đời.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về cách xây dựng 02 bản báo cáo tài chính cá nhân và quan điểm quản lý tài chính cá nhân dưới góc nhìn của một người làm trong ngành tài chính, theo cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Một số thuật ngữ trong bài này được lấy ý tưởng từ báo cáo tài chính của các công ty. Chúng ta sẽ cùng bắt đầu tìm hiểu ngay sau đây.

Hướng dẫn lập bản báo cáo tài chính cá nhân

Hướng dẫn lập bản báo cáo tài chính cá nhân

Báo cáo thu nhập – chi phí

Có đôi nét tương đồng với bản báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, tôi thường sử dụng một bảng excel đơn giản để thống kê lại các nguồn thu nhập và chi phí hàng tháng, bao gồm cả số lũy kế từ đầu năm. Thu nhập của bạn có thể đến từ nghề nghiệp chính, công việc kinh doanh riêng, hay lợi tức từ các khoản đầu tư bạn nhận được như cổ tức hay lợi nhuận góp vốn làm ăn. Lưu ý rằng phần tăng/giảm giá trị trong các tài sản đầu tư sẽ không được liệt kê trong báo cáo này. 

Một lưu ý khi liệt kê các nguồn thu nhập và chi phí, đó là bạn nên liệt kê theo thực tế dòng tiền phát sinh trong tháng, thay vì ghi chép theo một nguồn thu nhập ước tính và dự đoán trước. Mọi thứ sẽ phức tạp hơn rất nhiều nếu bạn ghi nhận nguồn thu từ cổ tức được nhận khi mua cổ phiếu trong tháng 11 – tại thời điểm công ty bạn đầu tư thông báo chia cổ tức, nhưng thực tế là khoản tiền này mãi đến tháng 12 bạn mới nhận được. Khi đó dòng thu nhập từ cổ tức nên được ghi nhận vào báo cáo của tháng 12.

Một bản báo cáo thu chi hàng tháng điển hình sẽ trông như thế này:

Hướng dẫn quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Quan điểm về của bạn về tài sản hay tiêu sản cũng sẽ ảnh hưởng đến cách bạn ghi nhận một khoản chi tiêu. Đối với tôi, tài sản là những thứ có yếu tố lưu trữ và gia tăng về giá trị theo thời gian nắm giữ, ví dụ như: cổ phiếu – cổ phần công ty, bất động sản (mảnh đất – không phải căn nhà), vàngtrái phiếu hay tiền gửi tiết kiệm với lãi suất bình quân cao hơn lạm phát. Các tài sản không thuộc dạng này được coi là tiêu sản. Bạn có thể coi một chiếc xe hơi mới là một món tài sản đắt tiền, nhưng với tôi thì ngoại trừ trường hợp một ngày nào đó tôi quyết định mua nó để chạy grab, đó được coi là một tiêu sản, và được liệt kê trong báo cáo thu chi như một khoản chi phí lớn khấu hao dần trong 5 – 10 năm tới.

Việc sử dụng cách trích lập khấu hao từng phần đối với các loại tài sản lớn (ví dụ > 100 triệu) và có thời gian sử dụng dài (> 1 năm) giúp giảm bớt chi phí ngắn hạn và làm cho bản báo cáo thu chi trông đỡ tệ hơn. Khi đó, phần giá trị còn lại của chiếc xe chưa bị khấu hao sẽ được liệt kê trong danh mục Tổng tài sản mà tôi sẽ giải thích rõ hơn ở bên dưới.

Một cách đơn giản để kiểm soát tình hình thu – chi của bạn, đó là thống kê theo tỷ lệ đóng góp của các khoản doanh thu và chi phí, xem nguồn thu nào là nguồn thu nhập chính, và khoản chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi tiêu của bạn. Công việc tiếp theo là tối ưu hóa chúng, thông qua việc tối đa hóa các nguồn thu và tối thiểu hóa các khoản chi phí. Tôi sẽ bàn đến vấn đề này ở phần tiếp theo của bài viết. Còn bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục với một bản báo cáo quan trọng không kém.

Báo cáo tài sản – Bảng cân đối kế toán cá nhân

Sau khi có được một báo cáo thu chi, việc tiếp theo đó là liệt kê các tài sản bạn đang có và nguồn vốn hình thành nên chúng.

Ở khoản mục Tài sản, hãy liệt kê một cách chi tiết nhất những tài sản bạn đang sở hữu, bao gồm: tiền mặt, cổ phiếu, trái phiếu – tiền gửi tiết kiệm, vàng – USD hay bất động sản,… theo mức giá thị trường cập nhật gần nhất có thể, lưu ý là cập nhật gần nhất để đảm bảo số liệu có độ tin cậy cao nhất.

Ở khoản mục Nguồn vốn, hãy liệt kê chính xác các khoản nợ hiện tại của bạn, từ đó bạn sẽ xác định được Vốn chủ – số tiền bạn mà thực sự có, bằng công thức:

Vốn chủ = Tổng tài sản – Tổng nợ

Một bảng cân đối kế toán cá nhân điển hình sẽ trông như thế này:

Hướng dẫn quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Khoản vốn chủ càng cao cho thấy giá trị tích lũy của bạn càng lớn, bạn càng có một nền tảng tài chính vững vàng, và ngược lại. Một lưu ý về trường hợp trích khấu hao cho chiếc ô tô được nhắc đến ở phía trên:

Giả sử bạn mua một chiếc ô tô trị giá 1 tỷ đồng, và dự định sẽ sử dụng nó trong 10 năm tới. Nếu khoản chi 1 tỷ đồng được liệt kê tất cả 1 lần trong bản Báo cáo thu nhập – chi phí thì sẽ tạo ra sự chênh lệch quá lớn không hợp lý, do đó bạn có thể lựa chọn cách ghi khấu hao dần cho chiếc ô tô đó trong 10 năm – vì rõ ràng nó vẫn còn giá trị sử dụng hoặc có thể đem bán lại trong 10 năm đó. Cách ghi nhận thông thường như sau:

  • Ở năm thứ nhất, bạn ghi nhận chi phí mua xe là 100 triệu (chia đều cho 12 tháng) và giá trị chiếc xe ở mục Tài sản còn lại là 900 triệu.
  • Ở năm thứ 2, bạn tiếp tục ghi nhận chi phí mua xe là 100 triệu (chia đều cho 12 tháng) và giá trị chiếc xe ở mục Tài sản còn lại là 800 triệu.
  • Làm liên tục như vậy cho đến năm thứ 10, khi đó chiếc xe của bạn đã khấu hao hết, cũ kỹ và cần được thay thế.

Bạn sẽ lại tiếp tục phải bỏ tiền để mua một chiếc xe mới, và đó là lý do tại sao tôi coi chiếc xe ô tô là một tiêu sản – giá trị của chúng giảm dần theo thời gian. Một căn nhà cũng tương tự như vậy, bạn sẽ phải xây lại khi nó quá cũ và không còn giá trị sử dụng, nhưng mảnh đất bên dưới căn nhà thì không.

Phân tích bản báo cáo tài chính cá nhân của bạn

Sau khi xây dựng cho mình 2 bản báo cáo tài chính cá nhân, công việc tiếp theo đó là đánh giá và cải thiện chúng, cũng như cải thiện tình hình tài chính cá nhân của bạn. 

  • Phân tích các khoản thu nhập: quan sát tỷ trọng của các nguồn thu trên tổng thu nhập của bạn, đâu là nguồn thu nhập chiếm tỷ trọng lớn nhất? , nó có ổn định hay không? bạn có thể tìm cách gia tăng nó hay không hay tìm kiếm thêm một nguồn thu nhập mới?
  • Phân tích các khoản chi phí: quan sát tỷ trọng các khoản chi phí trên tổng chi phí, đâu là khoản chi phí lớn nhất? những khoản chi phí nào là cố định và không thể cắt giảm? những khoản chi phí nào bạn có thể giảm bớt để tiết kiệm nhiều hơn (đi ăn nhà hàng, mua xắm xa xỉ,…).
  • Phân tích các khoản nợ: ưu tiên sử dụng thu nhập ròng và bán các tài sản để trả trước các khoản nợ xấu (nợ quá hạn ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và các mối quan hệ của bạn), các khoản nợ phải trả lãi suất từ cao xuống thấp.
  • Phân tích danh mục tài sản: đâu là tài sản chiếm tỷ trọng cao nhất trong danh mục đầu tư của bạn? việc phân bổ tỷ trọng hiện tại có hợp lý không? (tham khảo một bài viết của tôi về việc tối ưu hóa danh mục đầu tư), tỷ trọng các loại tiêu sản (chưa khấu hao hết) trong danh mục là bao nhiêu? Đối với vấn đề này, tỷ lệ ưu thích của tôi thường là 20% tiêu sản – 80% tài sản.

04 cách cải thiện tình hình tài chính cá nhân của bạn

Rõ ràng, việc cải thiện một bản báo cáo tài chính cá nhân tốt xoay quanh 4 vấn đề chính: gia tăng các nguồn thu nhập, giảm bớt các khoản chi phí, hạn chế vay nợ và xây dựng một danh mục đầu tư hiệu quả – thứ đảm bảo bạn có đủ tiền để sống thoải mái khi về hưu.

Gia tăng các nguồn thu nhập

Một số ý tưởng dành cho bạn để gia tăng phần thu nhập trong báo cáo thu – chi:

  • Làm việc chăm chỉ, làm thêm giờ hơn để được sếp tăng lương.
  • Tạo ra nguồn thu nhập thứ 2 bằng việc kinh doanh, hay làm thêm một công việc mà bạn có khả năng như dạy học, làm youtube, bán đồ hàng online,…
  • Tự mở công ty riêng để kinh doanh hoặc hợp tác làm ăn với những người khác.
  • Kinh doanh bất động sản cho thuê,…

Điểm mấu chốt của việc tăng thu nhập đó là tối ưu được tính quy mô, để giá trị mà bạn cung cấp tiếp cận được đến nhiều người, nhiều khách hàng hơn. Ví dụ, bạn có thể cân nhắc việc dạy học cho một lớp nhỏ từ 10-15 học viên hay tiếp cận với nhiều học viên hơn qua khóa học online. Các công việc làm thuê, làm công ăn lương thông thường sẽ không giải quyết được vấn đề này, vì rõ ràng năng lực và quỹ thời gian của bạn là có hạn.

Giảm bớt các khoản chi phí

Ở khía cạnh ngược lại, nếu trong ngắn hạn việc gia tăng các nguồn thu nhập là quá khó khăn, bạn có thể xem xét việc cắt giảm đi các khoản chi phí không cần thiết, để giữ lại được nhiều thu nhập hơn mỗi tháng. Một số ý tưởng cho việc này:

  • Ưu tiên tiết kiệm trước khi chi tiêu, trích trước một khoản tiền tiết kiệm mỗi khi nhận lương hàng tháng. 
  • Ăn cơm tự nấu ở nhà thay vì ra hàng quán.
  • Lên danh sách những món đồ cần mua trước khi đi siêu thị.
  • Không mua các món đồ ngay khi cảm thấy thích, hãy cân nhắc về lợi ích và giá trị chúng mang lại so với chi phí.
  • Hủy các gói cước, thẻ thành viên tính phí của các dịch vụ không cần thiết (đặc biệt là thẻ tín dụng, thẻ ngân hàng).
  • Sử dụng các ứng dụng quản lý và ghi chép chi tiêu. Tôi thường sẽ dụng Money Lover để theo dõi các khoản chi tiêu hàng tháng và bạn sẽ thấy bất ngờ về số tiền mình đã chi tiêu trong vài tháng đầu tiên.
Hướng dẫn quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Hạn chế các khoản vay nợ

Việc sử dụng nợ vay để đầu tư hay kinh doanh là hoàn toàn bình thường, nếu khả năng sinh lời của chúng bù đắp được các chi phí tài chính phát sinh. Tuy nhiên, việc đi vay mượn để chi tiêu hay mua sắm các tiêu sản như xe cộ, quần áo, điện thoại,… sẽ đem lại cho bạn dòng tiền âm trong dài hạn, đi kèm với gành nặng lãi vay. Hãy dứt khoát trong việc tiết kiệm, bán bớt tiêu sản và trả hết các khoản nợ sớm nhất có thể.

Xây dựng danh mục đầu tư hiệu quả

Giống như một doanh nghiệp, mục tiêu cuối cùng của quản trị tài chính cá nhân đó là tối ưu hóa giá trị tài sản ròng, thông qua việc xây dựng một danh mục tài sản có khả năng sinh lời cao.

Một danh mục gồm nhiều tài sản có độ rủi ro thấp như tiền mặt, tiền gửi tiết kiệm, … cho thấy bạn là một người theo phong cách an toàn, hay đơn giản là thiếu các ý tưởng đầu tư sinh lời cao. Ngược lại, một danh mục tài sản có quá nhiều tài sản như cổ phiếu, tiền điện tử, … có thể khiến vốn chủ của bạn ở trong trạng thái rủi ro cao.

Chúc các bạn thành công trong việc quản lý tài chính cá nhân của mình. Chúng ta sẽ gặp lại nhau trong những bài viết tiếp theo về các chủ đề Xây dựng danh mục đầu tư cá nhân.

Nullam quis risus eget urna mollis ornare vel eu leo. Aenean lacinia bibendum nulla sed